SAIDE

Le module de réservation d’examens via le SAIDE en ligne sur Omnivox

Le module de réservation d’examens via le SAIDE en ligne sur Omnivox permet une meilleure gestion des examens et a introduit la possibilité pour l’enseignant.e de valider les informations inscrites par l’étudiant.e, de les corriger, au besoin, et de transmettre les documents nécessaires à l’examen via le module. Le module permet aussi à l’enseignant.e, entre autres, de faire le suivi de chacune des réservations et d’avoir une confirmation lorsqu’une évaluation est complétée. De son côté, l’étudiant.e reçoit la confirmation de chacune de ses réservations une fois qu’elles sont validées. Il faut se rappeler que la responsabilité de faire une réservation, appartient toujours à l’étudiant.e.

Durant l’expérimentation de ce nouveau mode de fonctionnement, la grande majorité des enseignant.e.s a pris l’habitude de valider les demandes de réservation et de transmettre les documents requis par l’entremise du module. Cette précieuse collaboration a grandement facilité les choses pour les étudiants ainsi que pour le personnel du laboratoire d’examens.

Durant cette même période, nous avons pris connaissance d’un certain nombre de difficultés et les démarches effectuées auprès du fournisseur ont permis de régler certaines de ces difficultés. Dans ce contexte, et pour en arriver aux meilleures améliorations possibles dans l’utilisation du module de réservations, un comité d’usagers du module a été créé. Le comité est composé d’enseignant.es, de personnel du SAIDE et d’étudiant.es. Ses travaux débuteront bientôt et ses mandats sont les suivants :

- Mise à jour la documentation produite dans le cadre du déploiement du module de réservations ;

- Compilation des problématiques vécues par les usagers ;

- Transmission de recommandations à la coordination du SAIDE.

Entretemps, j’invite les enseignant.e.s qui le désirent à me faire part de leurs propositions d’amélioration par courriel à martinprevost@cvm.qc.ca.

Des formations à l’utilisation du module seront offertes aux départements qui en feront la demande à Daniel Bourry, conseiller pédagogique en technologies de l’information, poste 2107. En tout temps, vous pouvez vous référer à la marche à suivre qui est disponible sur le portail et intitulée "Réservation d'examens Guide profs".

Veuillez consulter le texte qui suit : plusieurs renseignements utiles sur l’utilisation du module s’y trouvent. Si vous avez des questions, il nous fera plaisir d’y répondre.

Merci de votre collaboration !

Martin Prévost

QUELQUES RENSEIGNEMENTS UTILES POUR L’UTILISATION DU MODULE

Compte tenu des avantages à utiliser le module, nous vous invitons à y recourir. Et, voici des façons de faire qui pourraient faciliter l’utilisation du module :

- Donner des indications précises à vos étudiants sur les informations à inscrire lors de l’enregistrement d’une réservation.

o Titre de l’évaluation

o Date, heure et durée de l’examen

- Téléverser tous les documents en même temps.

En ce qui concerne l’envoi des documents, le module offre le choix entre différentes façons de les transmettre lorsque l’étudiant ne l’apporte pas avec lui.

o Téléverser une copie de l’évaluation : cette option est à privilégier lorsque le document est disponible en version électronique

o Envoyer la copie de l’examen par courriel : à utiliser de préférence que lorsque vous avez rencontré un problème lors de l’utilisation du module

o Transmettre l’examen en personne : à utiliser lorsque le format du document ne permet pas son impression sur des imprimantes standards (plan 11 x 17 ou plus grand, impression couleur, etc.), pour une vidéo trop volumineuse qui sera transmise sur clé USB ou des pièces métalliques pour un examen de génie mécanique, etc.

Nous vous rappelons que le délai de réservation est désormais de deux (2) semaines pour les étudiant.es. De cette façon, les enseignant.e.s ont davantage de temps pour valider la demande de l’étudiant.e. et transmettre les documents relatifs à l’examen : examen, feuille de consignes, document supplémentaire le cas échéant.

Veuillez noter que le personnel du SAIDE devra toutefois valider les demandes une semaine avant l’examen afin de préparer le matériel destiné à l’étudiant.e et d’assigner les places dans l’un ou l’autre des locaux d’examens. Une fois la demande validée, il est toujours possible de téléverser les documents relatifs à l’examen.

À ce sujet, si la case « téléverser » a été cochée par l’enseignant et que les documents ne sont pas encore transmis, 96 heures avant l’heure de l’examen, un rappel lui est envoyé via Omnivox. Si la case « téléverser » n’est pas cochée, il n’y a pas de rappel.

Le tableau ci-dessous illustre le déroulement des étapes.